Un expert-comptable m’appelle : son client artisan n’arrive plus à suivre son administratif

Des journées sur les chantiers, des soirées dans les papiers

Pour un plombier-chauffagiste, une journée suit rarement le programme prévu.

Une fuite urgente s’intercale entre deux rendez-vous. Il faut passer chez le fournisseur récupérer une pièce, répondre au téléphone, terminer une installation et prévenir le client suivant d’un retard.

L’administratif passe après.

Le devis commencé dimanche soir reste ouvert sur l’ordinateur. Une facture arrive par courriel pendant une intervention. Un ticket d’achat glisse dans la boîte à gants. Le comptable demande un justificatif dont on ne se souvient plus.

Le soir, il faudrait tout reprendre. Mais après dix heures de travail, chercher des documents et préparer des devis demande une énergie qui n’est plus toujours là.

Petit à petit, le retard s’installe.

Ce n’est pas un manque de compétence. C’est un artisan qui doit tenir à lui seul plusieurs rôles : technicien, commercial, acheteur et gestionnaire.

Pourquoi l’expert-comptable cherche un renfort

Le cabinet comptable reçoit les documents disponibles, puis demande les pièces manquantes. Mais il ne peut pas retrouver une facture oubliée dans une messagerie ni préparer un devis à partir d’informations qui n’ont pas été transmises.

L’artisan reçoit donc des demandes supplémentaires alors qu’il est déjà débordé.

Mon intervention permet d’organiser cette circulation des documents : récupérer les pièces, identifier ce qui manque, formuler des demandes précises et suivre leur transmission.

Je prends en charge le suivi administratif. L’expert-comptable conserve sa mission comptable, fiscale et de conseil.

Commencer par les urgences, pas par tout réorganiser

La première étape consiste à faire le point avec l’artisan.

Quels clients attendent un devis ? Quelles interventions terminées restent à facturer ? Quelles factures fournisseurs arrivent à échéance ? Quels justificatifs le comptable réclame-t-il ?

Nous définissons les priorités ensemble.

Un devis attendu depuis une semaine peut passer avant le classement d’un ancien dossier. Une intervention terminée doit être facturée. Une relance fournisseur demande une vérification : la facture est-elle réellement impayée ou le règlement a-t-il déjà été effectué ?

L’objectif est de débloquer les dossiers qui ont un effet immédiat sur l’activité.

Si plusieurs mois de retard sont à reprendre, une remise à niveau ponctuelle peut être nécessaire. Elle est évaluée séparément : quatre heures mensuelles ne peuvent pas absorber un stock illimité de documents.

Tiime est déjà en place : je m’intègre à son organisation

Cet artisan utilise Tiime. Il n’a donc pas besoin de changer de logiciel pour recevoir une aide administrative.

Nous vérifions les possibilités de son abonnement et les accès nécessaires. Tiime permet notamment d’attribuer des droits à plusieurs utilisateurs pour travailler sur les devis et les factures.

À partir des informations qu’il me transmet, je peux préparer ses documents et les lui soumettre pour validation.

Pour un remplacement de chauffe-eau, par exemple, il me communique le matériel retenu, le prix, la main-d’œuvre, les travaux prévus et les conditions d’intervention. Je prépare le devis et signale les informations manquantes.

Parfois, le plus simple pour un artisan est de me laisser un message vocal avec ces informations.  Ou un bout de papier avec quelques éléments, qu'il prend en photo et m'envoie par WhatsApp :  ne pas faire compliqué !

Les choix techniques et les tarifs restent les siens. Je m’occupe de leur mise en forme et du suivi administratif.

Lorsqu’un chantier est terminé, il me confirme les travaux réalisés et les éventuelles modifications. La facture peut alors être préparée, validée puis envoyée selon ses consignes.

Factures fournisseurs et justificatifs : remettre chaque document à sa place

Une facture dans les courriels, un ticket dans la camionnette, un duplicata à demander au fournisseur : ce sont de petites tâches, mais leur accumulation prend du temps.

Je centralise les documents disponibles et prépare une liste précise des pièces manquantes. Tiime permet de rassembler les justificatifs et de les partager avec l’expert-comptable.

Pour les factures fournisseurs, je prépare le suivi des échéances et signale les points à vérifier. L’artisan garde la validation et l’exécution des paiements.

Il peut ainsi consulter une liste claire plutôt que parcourir plusieurs semaines de messages pour savoir ce qu’il doit régler.

Quatre heures par mois : comment cela fonctionne à distance

Je propose de répartir les quatre heures dans le mois, selon les échéances et les dossiers à traiter.

Pour que ce temps soit utile, nous adoptons quelques habitudes simples : transmettre les factures reçues, photographier les tickets, communiquer les éléments nécessaires aux devis et signaler les interventions terminées.

De mon côté, je fais un retour bref et concret :

• les documents préparés ou transmis ;

• les éléments qui attendent sa validation ;

• les pièces encore manquantes ;

• les prochaines priorités.

Il n’a pas besoin de reprendre tout le dossier pour comprendre où nous en sommes.

Ce fonctionnement convient à un volume administratif modéré. Si les besoins augmentent, nous ajustons le temps d’intervention ensemble.

Quel budget prévoir ?

Sur une base de 25 € de l’heure TTC, quatre heures de secrétariat représentent :

100 € TTC par mois, soit 1 200 € pour douze mois d’accompagnement.  Pas d'embauche, de charges, de congés payés ou maladie.

Ce budget correspond à quatre heures de travail effectif sur les tâches convenues. L’abonnement Tiime reste distinct de ma prestation et une éventuelle reprise importante du retard fait l’objet d’un devis.

Pour l’artisan, l’intérêt est de connaître son budget et de déléguer un volume adapté à son activité.

Pourquoi ne pas embaucher une secrétaire ?

Une secrétaire salariée est une solution pertinente lorsque l’entreprise a besoin d’une présence quotidienne : répondre au téléphone, gérer les rendez-vous, accueillir les clients et coordonner plusieurs équipes.

Pour quelques heures d’administratif par mois, la question est différente.

Prenons une base illustrative de 15 € brut de l’heure pour comparer les volumes :

Ces montants salariaux sont des exemples de calcul, pas des estimations complètes du coût d’une embauche.

Le temps partiel est également encadré : à défaut de dispositions conventionnelles particulières, la durée minimale est généralement de 24 heures par semaine, avec des dérogations possibles. Un contrat de quelques heures par mois nécessite donc de vérifier le cadre applicable.

Le secrétariat indépendant n’est pas nécessairement moins cher à l’heure. Son avantage est de permettre d’acheter seulement le temps nécessaire, sans recrutement ni gestion de paie.

Pour une intervention à distance, aucun bureau ni ordinateur supplémentaire n’est à prévoir : je travaille depuis mon bureau avec mon matériel et mes logiciels.

Retrouver du temps et de la visibilité

L’objectif n’est pas de transformer un artisan en spécialiste de l’administratif.

Il est de lui permettre de savoir quels devis attendent sa validation, quelles interventions doivent être facturées, quelles échéances approchent et quels documents manquent encore.

Un devis envoyé rapidement peut aider à concrétiser un chantier. Une facture transmise dès la fin des travaux permet de demander le règlement plus tôt. Des justificatifs centralisés facilitent le travail du cabinet comptable.

Quelques heures régulières peuvent ainsi éviter que chaque document devienne une urgence supplémentaire.

Vous vous reconnaissez dans cette situation ?

Vous êtes plombier, chauffagiste, électricien, paysagiste ou artisan du bâtiment ? Vos clients attendent leurs devis et vos papiers s’accumulent malgré un logiciel déjà en place ?

Le Bureau des Albères vous propose un appui administratif à l’heure ou au forfait, à distance ou sur site selon vos besoins.

Nous faisons le point sur vos dossiers, vos priorités et le temps nécessaire pour vous accompagner.

Contactez-moi pour définir une organisation adaptée à votre activité et retrouver du temps pour votre métier.

Christèle — Le Bureau des Albères